S.O.P KESELAMATAN BILIK FAIL

SOP KESELAMATAN BILIK FAIL

1. Disimpan di bilik berkunci
2. Mempunyai sistem CCTV
3. Mempunyai sistem password untuk keselamatan
4. Hanya boleh diakses oleh orang yang kepentingan sahaja 
5. Jika terdapat sebarang rujukan atau ambilkan fail perlu direkod dalam buku log

S.O.P MENJAWAB PANGGILAN MASUK DAN KELUAR

S.O.P MENJAWAB PANGGILAN MASUK DAN KELUAR

ETIKA TELEFON

1. Jawab telefon dengan dua deringan .
2. Jawab telefon dengan segera .
3. Jangan simpan pemanggil ditahan bagi tempoh dilanjutkan.Kembali kepada mereka dan bertanya jika mereka masih mahu untuk memegang, atau ingin meninggalkan mesej sebaliknya. 
4. Jika tersilap cekap atau ada kesilapan kita perlu meminta maaf terlebih dahulu.
5. Jangan mengunyah dan minum ketika bercakap dan menjawab panggilan telefon. 
6. Sentiasa mempunyai alat penulisan seperti pad dan pen bersedia apabila menjawab telefon.
7. Mengenalkan diri anda dengan sopan dan menghormati orang lain .
8. Menamatkan panggilan dengan sopan  tidak tergesa-gesa .

Add caption

Gambar  Hiasan

S.O.P MENGGUNAKAN KOMPUTER

S.O.P Menggunakan Komputer


Semasa

• pastikan plug tiga pin disambungkan ke punca kuasa dan "ON" kan.
• "ON" suis komputer dan monitor.
• kini perlu log masuk
• pada skrin anda mempunyai dua pengguna.
• Admin pengguna dan pelajar pengguna atau pelajar SEG.
• sila klik dua pelajar atau muridnya.
• tanpa kunci kata laluan.
• lakukan  penyimpan save hasil kerja dalam disk individu.

Selepas

• selesai menggunakan pc.
• sila menutup butang "shut down"kemudian mematikan plug dan mematikan monitor.
• jika berlaku sebarang kerosakkan laporan kepada pegawai bertugas.

S.O.P MENGIMBAS DOKUMEN

S.O.P MENGIMBAS DOKUMENT

1. Pastikan kabel mesin pengimbas dan komputer disambungkan dengan betul.
2. Sediakan dokumen yang ingin diimbas.
3. Letakan dokumen tersebut diatas kaca mesin pengimbas.
4. Pilih samada anda ingin mengimbas dokumen berwarna ataupun hitam putih.
5. Tekan butang "SCAN" dan tunggu sehingga dokumen habis diimbas.
6. Periksa samada dokumen berjaya diimbas.

S.O.P MENGGUNAKAN PRINTER

SOP MENGGUNAKAN PRINTER

• MENCETAK DOKUMEN

1. Pastikan kabel kuasa boleh digunaka dan bresambung denga baik.
2. Tekan butang "ON" dan tunggu seketika supaya printer berada dalam keadaan bersedia dan menpunyai toner yang mencukupi.
3. Sediakan dokumen yang ingin dicetak dan pastikan anda mempunyai kertas yang mencukupi yang diletakan di ruang bawah.
4. Masukan dokumen tersebut di tempat khas di atas sekali.
5. Pilih jenis warna samada berwarna ataupun hitam dan putih.
6. Pilih jenis kertas samada single sided atau double sided.
7. Masukan beberapa bilangan kuantiti yang akan dicetak menggunakan nombor yang ada di printer.
8. Tekan butang "START" dan tunggu mesin pencentak selasai mencetak kesemua dokumen.
9. Selepas menggunakan mesin pencentak tekan butang "RESET".
10. Jika terdapat sebarang kesilapan ketika mencentak, tekan butang "CANCEL".
11. Jika mesin pencentak menpunyai masalah seperti kertas tersangkut anda boleh memeriksa masalah tersebut dangan menakan butang "CHEEK STATUS".
12. Jika masalah tidak dapat di selasaikan  anda perlu meminta pertolongan daripada  jamteknik.

S.O.P PEMFAILAN

s.o.p pemfailan 

• mengenakan cop terima dan menetapkan tarikh terima
• mencatat dalam buku surat terima.
• mengenalpasti fail mana dokumen itu perlu dimasukkan.
• meminit di dalam fail bagi surat berkenaan.
• menyediakan slip arahan bagi petugas membuat tindakan. 
• menyimpan dokumen berkenaan di dalam fail yang di kenalpasti.

S.O.P MESYUARAT

SOP MESYUARAT

1.Sebelum mesyuarat

-tetapkan tujuan/objektif mesyuarat
-tetapkan tarikh/masa/tempat ahli dan agenda mesyuarat
-sediakan/hantar notis,agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya.
-sediakan tempat dan peralatan

2.Semasa mesyuarat

-catatkan kehadiran ahli-ahli
-catatkan butir-butir perbincangan
-perbincangan dan pergaulan

3.Selapas mesyuarat

-sediakan deraf minit mesyuarat
-semak dan luluskan deraf minit mesyuarat
-kemaskan bilik mesyuarat

S.O.P MESIN FAX

Assalamualaikum dan salam sejahtera, kami pelajar OA (Pengurusan Pejabat) Batch 5 / 2017. Tujuan kami membuat blog ini adalah untuk memudahkan organisasi-organisasi yang baru membangun tanpa sebarang pengetahuan mengenai S.O.P di dalam pejabat dan pelajar-pelajar untuk membuat rujukan sebagai tugasan mengenai S.O.P. Berikut adalah S.O.P bagaimana membuat Mesin Fax.Berikut adalah penggunaan mesin fax :

Contoh ; Mesin Fax

MANUAL

Cara ini digunakan bila nombor yang dituju belum pasti berhubung dengan mesin fax atau kedudukan  penerima di set dengan Tel Mode kerana banyak pengguna yang memakai nombor fax sebagai nombor telefon.

Langkah-langkah mengirim fax secara manual

(a) Siapkan dokumen yang akan dihantar

(b) Masukkan dokumen secara face down

(c) Angkat telefon/tekan butang up-phone/monitor akan terdengar tone

(d) Masukkan nombor fax

(e) Apabila sudah terdengar nada fax panjang, tekan butang start

(f) Mesin fax akan mula membuat kerja,dan tunggu dokumen dikirim

(g) Dan mula menunjukkan X DOKUMEN SENT

(h) Tunggu sehingga laporan penghantaran dikeluarkan oleh mesin fax